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¿Qué es un Analista de Procesos?
¿Qué esperar de la entrevista?
Tips para la entrevista
El análisis de procesos consiste en realizar una revisión exhaustiva y una comprensión completa de un proceso de negocio, o parte de este, para conseguir la excelencia del proceso y lograr mejoras.
En este artículo podrás encontrar información que te ayudará a tener una entrevista de trabajo exitosa para conseguir el cargo de Analista de Procesos. Como en cualquier entrevista de trabajo, es trascendental que tengas conocimiento sobre el cargo al cual aspiras y todo lo que este conlleva.
¿Qué es un Analista de Procesos?
La persona que se dedica a analizar procesos es la figura encargada de laborar de cerca con los gerentes de negocios, así como con el personal, para definir y validar las operaciones en ejecución del negocio. Asimismo, tiene la responsabilidad de diseñar modelos futuros de procesos con participantes de negocios y arquitectos de procesos, entre otros.
Entre las funciones de un analista de procesos destacan:
• La planificación y creación de estrategias
• Gestión de procesos
• Implementación de sistemas de control de calidad para la distribución, producción o comercialización de productos
Si estás interesado o interesada en aplicar a una entrevista de trabajo para este cargo, también debes saber que es importante que la persona que llegue al puesto logre establecer una eficaz línea de comunicación con otras áreas de la empresa, como Producción, Compras, Ventas, Mantenimiento y Bodega; también es importante establecer comunicación con la Gerencia de Producción, con quienes se trabaja en la definición de estrategias y programas de acción.
Otra función de un Analista de Procesos es contribuir en la identificación real del funcionamiento de una operación de negocios. Posteriormente, se deberá diseñar y construir mejoras para ser implementadas.
Entre las responsabilidades del cargo, en ocasiones, también se establecen capacitaciones que deberán realizar hacia los integrantes del equipo de proyecto, en materia de los estándares de modelado y los enfoques definidos por el arquitecto de procesos y el arquitecto de negocios.
Para un Analista, los detalles son importantes. Es por ello que el cargo requiere de una capacidad de análisis de los detalles de cada parte que compone un proceso y, con base en la información recabada, hacer que esto coincida con los objetivos de negocios.
¿Qué esperar de la entrevista?
Si estás interesado o interesada en aplicar al cargo de Analista de Procesos, también debes prepararte para tener conocimientos sobre otras líneas de trabajo del cargo y, así, tener las respuestas necesarias.
Es así como llegamos, por ejemplo, a la necesidad de conocer las funciones de un Analista de Gestión. En ocasiones y en determinados lugares, este trabajo está bajo la viñeta de “consultores de gestión”. Las personas asignadas a estos cargos se encargan de proponer formas de mejoramiento de la eficacia en la organización o empresa. Entre otras cosas, aconsejan a los gerentes para que las organizaciones sean más rentables, por medio de la reducción de costes y la generación de ingresos abundantes.
También existe el Analista de Procesos IT, quien se encarga de realizar el levantamiento de la información para establecer y actualizar los manuales de procesos con especialistas, coordinadores o gerentes responsables del área de sistemas.
Este grupo de analistas, además, se encarga de documentar las políticas, responsabilidades y descripción de los procesos del área de sistemas; así como de desarrollar propuestas que faciliten mejoras, ajustes y correcciones en el funcionamiento de los procesos del área para lograr su optimización.
En el ámbito de los analistas existe, además, el analista de procesos administrativo. Este cargo se enfoca, básicamente, en ejecutar los procesos administrativos del área, por medio de la aplicación de las normas y los procedimientos previamente definidos. Esto se realiza elaborando documentación necesaria y revisando y analizando cálculos, con el objetivo de dar cumplimiento a cada uno de esos procesos. Con ello, se lograrán resultados oportunos y habrá garantía de la prestación efectiva del servicio.
Es de suma importancia que, previo a la entrevista de trabajo, indagues sobre el perfil del lugar en el que pretendes trabajar, así como de asegurarte que tu currículum vitae cumpla con lo requerido para el cargo.
Tips para la entrevista
Para generar una buena carta de presentación en tu entrevista de trabajo para el cargo de Analista de Procesos es fundamental que conozcas aspectos básicos sobre el comportamiento que debes asumir en ese primer encuentro con tu posible empleador. En ese sentido, te detallamos algunos aspectos:
• Vístete formal o indaga sobre el perfil de la empresa y sus empleados, para estar acorde al ambiente al cual pretendes ingresar.
• Preséntate primero y mantén una actitud firme, de confianza y profesionalismo.
• Escucha con atención al entrevistador y toma apuntes, de ser necesario.
• Tómate el tiempo que necesites para contestar las preguntas cuidadosamente y con honestidad.
• Agradece al entrevistador por haberse tomado el tiempo de entrevistarte y deja la oficina con un apretón de manos y una sonrisa.
Esos son algunos de los parámetros generales que debes implementar en tu entrevista. Lo primero que debes hacer es conseguir toda la información que puedas sobre la empresa, el puesto y el entrevistador. Esto, además de ayudarte a tener respuestas seguras, también contribuirá a proyectar confianza, conocimiento e interés.
Como en toda profesión, existen determinados errores comunes cometidos por Analistas de Procesos, que pueden llegar a perjudicar terriblemente el trabajo.
Entre los errores fatales que puede cometer podemos encontrar:
• Analizar solamente lo que se hace y no lo que se debería hacer.
• Carecer de visión para realizar los cambios necesarios que garanticen el entendimiento de posibles soluciones a problemáticas.
• La realización excesiva de diagramas de flujo carentes de metodología.
• Invertir el orden entre qué se debería hacer y cómo hacerlo.
• Finalmente, separar el modelamiento de procesos del de los datos: la data y los procesos son inseparables.
Si tienes claridad sobre estos errores, será más fácil para ti aportar matices ante cuestionamientos sobre la solución de determinadas problemáticas propias del cargo al cual aplicas.
Durante la entrevista, intenta hablar de forma sencilla y positiva. Te recomendamos que no utilices un lenguaje excesivamente técnico; sobre todo, si la persona que te entrevista es de Recursos Humanos o de una empresa de trabajo temporal.
Como preparación para la entrevista, también es importante que trabajes en tu imagen a nivel online. Si bien es cierto que te presentarás a una entrevista y llevarás contigo tu currículo, no olvides que algunas empresas también se toman la libertad de indagar sobre los aspirantes a un cargo dentro de su empresa.
Te recomendamos crear tu propio blog en el que puedas detallar tu especialidad. Publica contenidos sobre tu ámbito de trabajo, ten presencia en las redes sociales y amplía tu red de contactos. Si bien esto podría o no contribuir como un anexo en tu entrevista, no olvides que, como profesional, es importante mantenerte activo y tener presencia para obtener una buena agenda de contactos.
Pasada la entrevista, no olvides analizar los resultados, identifica los puntos fuertes y débiles que tuviste durante la entrevista. Este mecanismo de autocrítica te servirá en futuras entrevistas o en una segunda entrevista, si el proceso en el cual aplicas tiene varios filtros.
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